Consejos Útiles para realizar con Éxito Auditorías Virtuales

Consejos Útiles para realizar con Éxito Auditorias Virtuales

El COVID-19 ha modificado entre otras cosas la realización de las auditorías internas y externas de los sistemas de gestión de la calidad ISO 9001:2015, u otras normas, siendo necesario llevarlas a cabo bajo una modalidad remota. 

Ya hemos pasado y realizado varias de ellas. Ha sido un aprendizaje y una experiencia nueva, para la cual nos hemos ido adaptando y mejorando en cada una.

De esta experiencia, han surgido algunos consejos que queremos compartir.

 1. Preparar al equipo, la documentación y el ambiente. 

Es importante que todo el equipo que va a participar en la auditoría esté preparado. Días antes de la auditoría es aconsejable que el equipo se reúna y realicen un pequeño simulacro de la auditoría. Para ello, se puede tomar como base la agenda enviada por el auditor y recorrer la misma, verificando con los responsables en que horario deben conectarse el/los día/s de la auditoría, la documentación a presentar y la forma de presentación a través de compartir las pantallas. Recomendamos que cada uno verifique por su propia cuenta, cómo se posiciona frente a la cámara y el ambiente que se mostrará a través de la misma (tener en cuenta que las habitaciones desordenadas hacen que los comunicadores parezcan desordenados y poco profesionales).

En particular recomendamos:

• Designar un coordinador general de la reunión encargado de verificar las condiciones generales de comunicación, dar ingreso a los distintos participantes cuando corresponda o eventualmente llamar a alguien por si se requiere una participación adicional. Es importante armar un método de comunicación alternativo como un grupo de WhatsApp para informar estas cosas y no interrumpir la reunión.
• La conexión a internet puede ser un problema sobre todo debido a los microcortes, por lo que recomendamos tener alternativas como el router wi-fi del celular para mitigar esos problemas temporarios. Familiarizarse con los procedimientos de reconexión.
• Mantener el micrófono siempre silenciado, excepto cuando se va a realizar algún tipo de intervención. Recordar reactivarlo antes de hablar. El coordinador de la reunión si fue el encargado de generar el espacio tiene la posibilidad de silenciar a cualquier participante o apagar su camara si corresponde, hacer uso de esta herramienta en caso de ser necesario. La reactivación de la cámara y micrófono solo se puede realizar desde cada PC en particular.
• En el caso de compartir pantalla y realizar una presentación con PowerPoint o Presentaciones de Google, se puede apagar la cámara ya que el receptor solo tendría que estar viendo nuestra pantalla. Si la presentación se realiza utilizando herramientas como Prezi, no es necesario ni compartir pantalla ni que la cámara esté activada. El hecho de apagarla nos da mayor ancho de banda y mejora la calidad de la comunicación.

 2. Concentrarse en la cámara. 

Es importante demostrarle al auditor que estamos a su entera disposición en la auditoría. No es fácil hablar a la cámara. El contacto visual directo es tan fundamental como en persona. En una videoconferencia, esto significa mirar a la cámara de video, no a las caras de los otros participantes. Es importante también enfocarse en la cámara mientras el auditor u otro participante hablan.

En caso de no estar participando y desactivar la cámara aparecerá una imagen fija, confirmar la misma y tratar de colocar alguna que nos permita ser identificados correctamente, en lo posible que no sea la que aparece por defecto que es la inicial de nuestro nombre o una foto no acorde a la situación.

 3. Mantener una voz fuerte. 

Es aconsejable usar una voz más alta de lo normal porque, además de ser audibles, las voces fuertes transmiten autoridad, credibilidad y confianza. No gritar.

Saber escuchar antes de hablar. Muchas veces existen pequeños delays que complican la comunicación. Hablar en el momento inoportuno confunde ya que podemos llegar a contestar otra cosa o hablar varios al mismo tiempo.

 4. Estar presentes y atentos. 

En una reunión convencional, los participantes suelen estar muy conscientes de su presencia. Pero en una auditoría remota, donde seguramente gran parte del tiempo estaremos con el micrófono silenciado, es fácil perder el hilo y olvidar que estamos siendo observados. También surge la tentación de responder algún correo o WA, o ir haciendo algún otro trabajo paralelo. Esto es un inconveniente, en el momento que surge una pregunta repentina que tengamos que responder adecuadamente. Es importante recordar que “siempre estamos en cámara”. En bueno considerarse “en el trabajo” y “no en casa” en todo el tiempo que dure la auditoría.

 5. Evitar distracciones. 

Es trascendental no distraerse ni distraer al auditor o a otro auditado. Es aconsejable permanecer en silencio cada vez que no estemos hablando y reactivar el micrófono sólo cuando se hable. Permanecer en silencio silencia los ruidos repentinos y los ruidos de rutina de los que podemos no ser conscientes, como el ladrido de un perro, el tictac de un reloj de pared, el clickeo del teclado, o incluso nuestra propia respiración. Es importante también, asegurarse de apagar la cámara cuando se esté haciendo algo que también distraiga visualmente a los demás, como mudarse a otra habitación, atender a los niños o la mascota, o comer. 

Se recomienda acordar con el auditor al inicio de la auditoría los cortes programados para el receso. En general las auditorias se desarrollan de 09:00 hs a 18:00 hs por lo que es recomendable realizar un primer corte de 10/15 minutos a las 11:00 hs., de 1 hora de duración a las 13:00 para el almuerzo y un último corte en caso de ser necesario de 10/ 15 minutos no más allá de las 15:30 hs.

 6. Compartir información.

Gracias a los canales de comunicación actuales como Google Meet, Zoom u otros, para compartir información con el auditor no hace falta enviarle por mail ningún tipo de documento, recomendamos encarecidamente evitar de enviar información por cualquier tipo de medio. Se puede utilizar la opción “compartir pantalla” y de este modo mostrarle la evidencia que él requiera. En el caso de que se esté auditando algún tipo de planta industrial que requiera que el auditor visualice la misma, alguien del equipo debe estar preparado con la cámara para poder recorrer las instalaciones y hacer los acercamientos que el auditor solicite. 

Las auditorías remotas son una experiencia interactiva completamente nueva, que requiere adaptar nuestra perspectiva, hábitos y tácticas para que funcionen de manera efectiva, tanto para los auditores como los auditados. En el caso de auditorías externas hay que coordinar con los organismos de certificación para acordar que las mismas puedan realizarse en forma remota, sobre todo teniendo en cuenta normas como la ISO 14.001:2018, o algunos rubros determinados.

Nuestra experiencia nos muestra que las mismas se pueden realizar perfectamente de manera remota, suministrando todas las evidencias necesarias que el auditor requiera.

Desde Q-Management brindamos soluciones de mejora en la gestión de las empresas. Implementamos metodologías y normativas nacionales e internacionales ofreciendo un servicio de cercanía.

Hoy hemos asumido el desafío que nos impone la realidad adaptándonos con

MODALIDADES VIRTUALES que garantizan el éxito de los procesos.

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