Caso de Éxito: La Metodología 5S en empresas IT.
Un clásico que se adapta para la mejora de las organizaciones ágiles.
Las “5S” se refiere a las iniciales de 5 palabras japonesas (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) y resumen un enfoque integral hacia el orden y la limpieza, que deben respetarse en todos los lugares y, en particular, en fábricas y oficinas, para lograr trabajar con eficiencia y seguridad.
En 2018 emprendimos el desafío de implementar esta metodología en EMMSA IT Services, una empresa de servicios de IT, con la finalidad de ayudarlos a adaptar las instalaciones y la documentación al entorno ágil en que se estaban desempeñando.
Partimos capacitando a colaboradores y directivos para demostrar que el «Programa de las 5S«, es un programa muy simple y a la vez muy poderoso, que ayuda a eliminar las causas de gran cantidad de problemas, y que contribuye a mejorar los procesos y la calidad de vida de las personas. El espíritu del programa se basa en el respeto dentro del equipo, y en el mantenimiento del orden y la limpieza, tanto de los componentes físicos como digitales.
¿Cómo se implementó SEIRI (Seleccionar)?
En primer lugar, se realizó un recorrido visual por las áreas y se identificaron los elementos necesarios para la ejecución del trabajo diario. Se aplicó “La regla de las 48 horas”, la cual postula que todo lo que no se usa en cuarenta y ocho (48) horas en un área de trabajo, no pertenece a ella. Luego se elaboró un listado de artículos, equipos, herramientas y materiales innecesarios, para luego proceder a eliminarlos o almacenarlos en el lugar correspondiente, y se retiraron los elementos innecesarios conforme a criterio previamente establecido.
El mismo criterio se aplicó en los archivos digitales, tanto en el servidor como en las máquinas individuales de EMMSA IT Services. Se realizó una diferenciación entre el “mundo físico” y el “mundo virtual”, aplicándose los mismos conceptos de orden y limpieza a elementos virtuales como bases de datos, websites, repositorios de programas fuentes, repositorios de documentación como Sharepoint o Onedrive, sistema de tickets y otras herramientas internas.
¿Cómo se implementó SEITON (Organizar)?
Se tomó como principio que la frecuencia y secuencia de uso debe ser el criterio primario para organizar documentos, equipos, herramientas, objetos y materiales necesarios en el lugar de trabajo, y se ejecutó el “Principio de las 3 F” Fácil de ver, Fácil acceso, Fácil de retornar a su ubicación original.
¿Cómo se implementó SEISO (Limpiar)?
Se combinó limpieza (tanto física como de archivos digitales) con inspección de mantenimiento en los casos que fue necesario reinstalar equipos, ajustar tendido eléctrico, de red, etc.. Si bien la labor de limpieza se ejecuta en forma diaria, se organizó “el gran día de la limpieza” para promover que todos los colaboradores realicen esta actividad en forma simultánea y profunda.
¿Cómo implementó SEIKETSU (Estandarizar)?
En esta etapa se emprendieron acciones de estandarización de las tres (3) primeras S, a fin de conservar y mejorar los resultados logrados. Para ello, se estableció un “Check-list 5S” y “auditorías 5S”. Esta última es una evaluación sistemática de las áreas de la empresa y tiene la finalidad de medir el nivel de cumplimiento de las directrices establecidas, y establecer oportunidades de mejora. Para esto, unos gráficos de telaraña nos prevén información comparativa no solo de la evolución en el tiempo sino también con respecto al cumplimiento de las metas establecidas.
¿Cómo se implementó SHITSUKE (Disciplinar)?
Los estándares y normas constituyen la base de sustentación de la disciplina. Mediante encuentros se analizaron los avances y se fomentó la autodisciplina, es decir, el hábito de operar con apego a procedimientos estándares y controles previamente establecidos. Se procuró que las buenas prácticas de 5S se conviertan en rutinas o actos reflejos.
¿Qué beneficios reportó a la empresa?
El haber perfeccionado y mantenido esta metodología le ha permitido a EMMSA IT Services lograr un adecuado equilibrio entre el orden y lo disruptivo. Ha alcanzado un mayor compromiso de su gente, un ambiente de trabajo muy agradable y ha podido afrontar los desafíos provocados por el COVID-19 sin mayores sobresaltos.
Juan José Martín, uno de los Socios Directores, nos brinda su comentario:
“En la primer revisión se tiraron decenas de cajas de material acumulado ya inservible (copias de CDs de software que ya no se utiliza, libros de tecnologías superadas, copias de carpetas de proyectos de más de 10 años, etc), liberándose cantidad de espacio para reordenar material útil, asignar lugares específicos para ciertos materiales, etc. Se movió el archivo a otro sector mucho más pequeño y organizado, realizándose mejoras en oficinas y lugares comunes que facilitaron mucho la limpieza en general, se mejoró también la seguridad y la iluminación, las conexiones y disponibilidad de enchufes, cuidando que todo lo que esté funcione adecuadamente, se compraron rotuladoras, etc.
Se generó en la organización mucha conciencia de la importancia de tener todo operativo y funcionando y lo que no sea así hacer algo al respecto y separarlo para identificarlo claramente, accionando en el corto plazo sobre esos issues.
En lo virtual se comenzó a cuidar más la organización y depuración de elementos que ya no se necesitaban, que de otra forma quedaban ocupando espacio y generando en muchos casos confusión.
Comenzamos con auditorías trimestrales, que nos llevaron hacia una mejora continua, lo cual luego de dos años decidimos transformarlo en auditorías semestrales debido a que con mejoras logradas ya no requería tanta periodicidad de controles. En cada auditoría los auditores internos los vamos rotando y asignamos 4, uno en oficinas de CABA al mundo físico, otro en oficinas de Mar del Plata también al mundo físico, y dos al mundo virtual que se distribuyen entre sí las tareas según las herramientas y repositorios que deben auditar. La rotación de auditores permite la participación y el compromiso de todos.”
Por: Fernando Piñeiro y Diego Rimmaudo
Desde Q-Management brindamos soluciones de mejora en la gestión de las empresas. Implementamos metodologías y normativas nacionales e internacionales ofreciendo un servicio de cercanía.
Hemos asumido el desafío que nos impone la realidad adaptándonos con
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