La importancia del orden en una Organización.
Para lograr eficiencia y eficacia.
El orden exterior implica buen uso del tiempo, de los materiales y de los documentos. Para lograr eficiencia es imprescindible trabajar por procesos y mantener el orden físico del lugar donde se trabaja. La falta de orden aumenta la sensación de ineficacia y cansancio.
Aquí brindamos algunas ideas concretas para lograr el orden:
- Organizar el espacio y los muebles. Ordenar las oficinas, las plantas y los depósitos es la primera tarea. Si no ordenamos y seguimos las rutinas, el lugar de trabajo se convierte en un caos que termina logrando una desconcentración y restando energías.
- La segunda tarea es ordenar el escritorio o puesto de trabajo. Solo tienen que estar sobre el mismo las carpetas necesarias y ningún documento suelto.
- A continuación, es recomendable ordenar y organizar los documentos digitales. Se puede hacer por proyectos o por clientes. En cada carpeta se pueden crear subcarpetas con propuestas, facturas, recibos, etc. No dejar esta organización de documentos para después. El después nunca llega, y al igual que los espacios físicos el caos sólo acarrea pérdidas.
- Los documentos actuales de la empresa. Guárdalos en carpetas o archivadores. Deben tener un número y un título con el contenido. Pueden tener colores diferentes según el cliente.
- Los documentos de años anteriores que no se necesiten, ponerlos en una estantería distinta. Ten a mano una pequeña biblioteca con los documentos que más se usan. Mejor si tienen cerradura, cuando hay documentos delicados.
Es recomendable cada tanto realizar actividades de 5 S (Las “5S” se refieren a las iniciales de 5 palabras japonesas (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) y constituyen una metodología aplicada mediante un enfoque integral hacia el orden y la limpieza).
Por Osvaldo Santagada
Nuestros profesionales tienen amplia experiencia en la transformación organizacional,
el desarrollo de equipos de trabajo y la mejora de procesos.
Desde Q-Management acompañamos a las empresas en el camino de la adaptación,
el desarrollo de nuevas posibilidades, modelos de negocio y gestión.
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