Mapeo de Procesos
Una técnica para hacer más eficaz la organización
El mapeo de procesos es una metodología que se emplea para mostrar de manera detallada las actividades que componen un proceso mediante una representación esquemática denominada “diagrama de flujo”, el cual está constituido por una determinada simbología.
El principal objetivo del mapeo de procesos es representar gráficamente las principales actividades que se llevan a cabo dentro de una organización, de tal manera que toda aquella persona que lo lea sea capaz de comprenderlo y llevar a cabo las actividades que se indican en la descripción.
Ventajas de mapear un proceso
La importancia de que una empresa cuente con la información correspondiente a la ejecución de sus procesos debidamente documentada es una ventaja competitiva que trae aparejada una gran cantidad de beneficios. Entre estos beneficios se encuentran los siguientes:
- Conocer por medio de una representación gráfica la secuencia de acciones y decisiones a realizar para la ejecución de un proceso.
- Tener conciencia de quiénes participan en la ejecución de los procesos (áreas y personas).
- Sirve como una herramienta para entrenar a los empleados de nuevo ingreso y también para realizar reforzamiento de conocimiento con colaboradores que cuenten con experiencia.
- Permite eliminar o reducir ambigüedades, confusión o desconocimiento de las actividades a ejecutar entre el personal encargado de realizar los procesos.
- Estandariza la forma de trabajar entre toda el área encargada de la ejecución de un proceso, con lo cual se espera obtener el mismo nivel de servicio independientemente de la persona que lo proporcione.
- Facilita la colaboración entre las distintas áreas de la empresa debido a que esta herramienta proporciona una visión global del negocio.
- Ayuda a mitigar los riesgos o peligros que surgen como producto de la ejecución de un proceso.
- Sirve como evidencia de que en la empresa se tienen documentados y estandarizados los procesos en caso de que la institución sea sometida a cualquier tipo de auditoría, sobre todo de ISO 9001:2015 u otras normas.
- Hacer visible la arquitectura del proceso junto con sus límites, componentes, características y propiedades.
- Mejorar la comunicación y comprensión a lo largo de los equipos naturales de trabajo, señalando donde se debe poner especial atención y por qué.
- Establecer o hacer cambios a la arquitectura de los flujos de trabajo.
La práctica demuestra que, en todos los casos, inclusive en los procesos cortos, es recomendable la utilización de diagramas de flujo de procesos, porque permite visualizar con claridad las interacciones, secuencias y características de cada proceso, y facilita el análisis del mismo.
Por Fernando Piñeiro
Nuestros profesionales tienen amplia experiencia en la transformación organizacional y la mejora de procesos.
Desde Q-Management acompañamos a las empresas en el camino de la adaptación,
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