¿Cómo lograr una reducción de costos innecesarios?
Ideas para alcanzar una mayor rentabilidad.
En este momento los líderes necesitan realizar una evaluación de los procesos de la empresa y hacer diversos cambios. Su objetivo: reducir los costos de una manera ordenada.
A continuación se propone una serie de pasos para lograrlo:
- 1. Realizar una revisión integral
Es aconsejable comenzar efectuando una revisión general o una auditoría en la que se analice de forma minuciosa cada etapa de los procesos, los puestos de trabajo, sus funciones y los diversos costos y gastos asociados a cada uno de ellos.
Al contar con la información completa y adecuada, es posible generar un plan con las medidas necesarias para controlar y reducir erogaciones asociadas o desperdicios (tiempo y bienes) a cada actividad de la empresa.
- 2. Redefinir los procesos e informatizar la gestión
Repensar los procesos e incorporar diversas herramientas de gestión informatizadas permitirá realizar una transformación para lograr agilidad y orientación hacia el cliente y los resultados de la empresa. Hoy existen una gran variedad de soluciones informáticas que reducen los tiempos de diseño, cálculo o administración, entre otros, y permiten prevenir errores para aumentar la calidad, la rapidez de las respuestas y mantener el control integral del negocio.
- 3. Reducir los costos de producción o de prestación del servicio
Buscar formas de reducir costos en materiales y optimizar los recursos. Aquí hay algunas sugerencias: Realizar un seguimiento y medir la eficiencia operativa del negocio para ajustar y optimizar el uso de los recursos disponibles. Establecer parámetros de rendimiento que reflejen objetivos de eficiencia y ofrecer incentivos cuando se cumplan esos objetivos. Asegurarse de aprovechar al máximo los espacios. Se puede centralizar o consolidar el espacio necesario para la producción o prestación del servicio y alquilar el espacio no utilizado.
- 4. Mejora de la gestión financiera
Si se quiere reducir costos, es imprescindible disminuir los gastos financieros. Para ello, es vital contar con el detalle de los flujos de caja, tener una adecuada política de cobros y pagos, chequear bien las cuentas a cobrar y las cuentas a pagar y evitar incorrectas contabilizaciones de facturas y notas de crédito. Mantener un estricto control financiero ahorra los costes bancarios innecesarios que ocasionan avales, impagos, gastos de gestión, etc.
- 5. Concientización de la importancia del ahorro y no desperdicio
Una de las claves es fomentar una cultura del ahorro. Es imprescindible generar conciencia en los colaboradores, además de la formación y detección de oportunidades de reducción de costos.
Un buen control de los gastos también implica un buen consumo energético. Es importante apagar los equipos y las luces cuando no se estén utilizando, así como reducir los gastos de impresión de documentos, impulsando la digitalización, usando papel reciclado y promoviendo que se imprima solo lo necesario.
En síntesis es preciso no quedarse esperando cuando todos están reduciendo costos. Aprender de los demás si es necesario y recibir asesoramiento de especialistas. Considero que reducir el enfoque del negocio es una de las estrategias más efectivas para reducir los costos. Al limitar los tipos de servicios que se ofrecen y los proyectos que se aceptan, la empresa podría ser más productiva y producir un trabajo de mayor calidad y valor para sus clientes.
Por Osvaldo Santagada
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