Mejora de Procesos | «Beneficios» de certificar la Norma ISO 9001:2015
Lograr procesos eficientes y reducción de costos.
Hoy más que nunca las empresas necesitan contar con procesos ágiles, ordenados y centrados en lo que necesite el cliente.
Para lograrlo, la Norma ISO 9001:2015, nos propone la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad. Para ello, invita a la dirección a determinar los procesos necesarios, su interacción, y a aplicar los criterios y métodos necesarios para asegurarse la operación eficaz y el control de los procesos.
Una de las herramientas que se utilizan para lograr esto es el mapeo de procesos.
El mapeo de procesos es una metodología que se emplea para mostrar de manera detallada las actividades que componen un proceso mediante una representación esquemática denominada “diagrama de flujo”, el cual está constituido por una determinada simbología.
Las actividades que componen el mapeo de procesos deben tener una estructura secuencial y lógica orientada a cumplir un fin en específico. El principal objetivo del mapeo de procesos es representar gráficamente cuáles son las principales actividades que se llevan a cabo dentro de una organización, de tal manera que toda aquella persona que lo lea sea capaz de comprenderlo y llevar a cabo las actividades que se indican en la descripción.
La importancia del mapeo de procesos radica en que su implementación sirve como un punto de partida para la estandarización de las actividades con la finalidad brindar el mismo nivel de servicio a todos los clientes sin importar la persona que brinde dicho servicio.
Ventajas de mapear un proceso
La importancia de que una empresa cuente con la información correspondiente a la ejecución de sus procesos debidamente documentada es una ventaja competitiva que trae con ella una gran cantidad de beneficios. Entre ellos, se encuentran los siguientes:
- Conocer por medio de una representación gráfica la secuencia de acciones y decisiones a realizar para la ejecución de un proceso.
- Tener conciencia de quiénes participan en la ejecución de los procesos (áreas y personas).
- Sirve como una herramienta para entrenar a los colaboradores en el onboarding y también para realizar reforzamiento de conocimiento de los más antiguos.
- Se utiliza para identificar riesgos que pudieran representar oportunidades de mejora en la ejecución de los procesos.
- Sirve para eliminar o reducir ambigüedades, confusión o desconocimiento de las actividades a ejecutar entre el personal encargado de realizar los procesos.
- Estandariza la forma de trabajar entre toda el área encargada de la ejecución de un proceso, con lo cual se espera obtener el mismo nivel de servicio independientemente de la persona que lo proporcione.
- Facilita la colaboración entre las distintas áreas de la empresa debido a que esta herramienta proporciona una visión global del negocio.
- Ayuda a mitigar los riesgos o peligros que surgen como producto de la ejecución de un proceso.
- Sirve como evidencia de que en la empresa se tienen documentados y estandarizados los procesos en caso de que la organización sea sometida a cualquier tipo de auditoría.
- Identificar sistemas, aplicativos o bases de datos involucrados en el sistema.
- Mejorar la comunicación y comprensión a lo largo de los equipos de trabajo, señalando donde se debe poner especial atención y por qué.
- Identificar el área y a los responsables que proveerán los elementos requeridos para realizar el proceso.
- Nivelar a cada miembro del grupo de trabajo a pesar del contexto en el que se desenvuelven y del trabajo que realicen.
- Proveer de argumentos para la mejora de procesos continuos y la gestión de los mismos.
Lograr la certificación de la norma ISO 9001 permite analizar todos los procesos, detectar las oportunidades de mejora, reducir costos, incrementar la rentabilidad y crear condiciones de flexibilidad frente al mercado.
Por Fernando Piñeiro
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