¿cómo mejorar el proceso de compras?
el control interno como elemento central.
Las actividades de compra están orientadas hacia la obtención de los recursos (tanto bienes como servicios) que necesita la organización para su normal desenvolvimiento. Esta actividad debe regirse por parámetros bien definidos: debe actuar tratando de conseguir el mejor (menor) costo, con la mejor calidad asociada y en el momento que sea necesario.
Lo primero importante es diferenciar las compras habituales de bienes destinados a la producción o al mantenimiento (dividido a su vez en compras menores y compras mayores de acuerdo al monto de la operación), las compras destinadas a bienes de uso y aquellas realizadas a proveedores del exterior.
Los principales aspectos de control interno a considerar son:
- Establecimiento de sectores o funciones de control: Evitan que existan un contacto directo entre proveedores y aquellos que tienen a su cargo la custodia física de los bienes.
- Protección de los bienes: los bienes y servicios recibidos deben ser verificados tanto en su cantidad, calidad como en la pertinencia de los mismos. Deben efectuarse todos los controles al momento de la recepción de los mismos. En el caso de bienes, deben ser debidamente identificados y puestos en custodia por los responsables de almacenarlos.
Separación de fases del proceso de compras: debería existir una separación bien definida entre las distintas actividades y fases del proceso:
- Solicitud de Compra
- Gestión de la Compra
- Recepción y control de bienes y servicios
- Gestión del Pago.
A su vez, se deben contemplar las actividades de Contabilidad y Almacenamiento.
Documentación del proceso de compras: Los responsables de las compras deben basar su accionar en disposiciones expresas y claramente estipuladas a través de procedimientos y documentación establecida.
Correcta captación y entrada de datos: La documentación a utilizar debe contemplar la posibilidad de determinar el beneficio obtenido en la decisión de compra frente a las diferentes alternativas presentadas. A su vez, es necesario que la documentación cumpla con las expectativas de información para el análisis preciso, previo a la toma de decisiones.
Ante la designación de cada proveedor resulta necesario observar si se han considerado los siguientes elementos: antecedentes del proveedor, calidad del producto, precio y condiciones de pago, plazo, seguridad en la entrega, servicio post-venta.
A su vez, un buen legajo de compras (virtual o físico) debe incluir:
- Factura del proveedor (como elemento pivote)
- Orden de Compra
- Presupuestos
- Informe de Recepción
- Remito del proveedor (En caso de corresponder)
Por Fernando Piñeiro
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