¿Cómo mejorar la Comunicación?
Los cinco aspectos a tener en cuenta
Una buena comunicación resulta esencial en cualquier empresa o equipo. Saber escuchar y dialogar con un cliente, un proveedor o un colaborador, o difundir ideas y productos es fundamental para el éxito del negocio. Sin embargo, es una habilidad que no está del todo bien desarrollada.
En este sentido, la norma ISO 9001:2015 le otorga un capítulo especial en el punto 7.4. En el mismo establece que las organizaciones deben determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad, brindando cinco aspectos que deben tenerse en cuenta para lograr comunicaciones de excelencia:
- Qué comunicar: Hay innumerables razones por las que necesitamos comunicar algo: compartir información, impartir directivas, para ser eficientes, evitar conflictos, llamar la atención, apoyar o simplemente entretener, entre otras cuestiones. Es importante establecer una adecuada lista de las comunicaciones que se realizan en la empresa y en las áreas, y reflexionar brevemente sobre cuáles son los objetivos de cada comunicación y cuál es la mejor manera de comunicar en cada momento.
- Cuando comunicar: El momento en que se realiza la comunicación es esencial para que la misma cumpla su objetivo. Es imprescindible conocer los tiempos del destinatario o las exigencias legales que deben ser cumplidas.
- A quién comunicar: definir adecuadamente el público objetivo teniendo en cuenta sus expectativas, sus requisitos, sus emociones, sus creencias y su experiencia con la empresa.
- Cómo comunicar: Adaptar el estilo de comunicación y utilizar los medios adecuados para lograr los objetivos fijados.
- Quien comunica: Determinar con claridad la persona o el equipo responsable de realizar cada comunicación permitirá que la misma se desarrolle dentro de lo previsto. El responsable debe determinar los objetivos de la comunicación, sus tiempos y las formas de realizarlo.
Es aconsejable realizar una matriz de comunicaciones para mantener en forma ordenada y contralada esta actividad.
Cumplir con estos pasos logrará mejorar las relaciones interpersonales dentro y fuera de la empresa y brindará resultados importantes para toda organización.
Por Fernando Piñeiro
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