las etapas de los círculos de calidad exitosos
pasos para una metodología remota o presencial.
Los círculos de la calidad es una herramienta muy utilizada en la industria, que desde hace unos años es aplicada con éxito en empresas de servicios y de tecnología, en concordancia con las metodologías ágiles.
Lo primero para lograr abordar con éxito un programa de círculos de calidad es la voluntad y el acompañamiento de la Dirección para definirlo e implementarlo. Debe ejercer su liderazgo como impulsora del buen funcionamiento de los equipos involucrados en esta tarea.
A continuación se describen las etapas que es recomendable llevar a cabo:
1- Formación de la estructura organizativa de apoyo.
Los círculos deben contar con una estructura de apoyo, integrada en el departamento de calidad, el cual presta asesoría metodológica, define los medios físicos y humanos, planifica y ejecuta la formación de los facilitadores y realiza el seguimiento de la implementación.
2- Diseño de la metodología a aplicar.
Definir una serie de normas y condiciones que serán transmitidas a toda la organización. Cada empresa debe definir su protocolo de funcionamiento para los CC de acuerdo a su cultura y objetivos.
3- Capacitación de los facilitadores.
Los facilitadores deben ser personas con experiencia y prestigio en la empresa, cuya labor en este campo es la de guiar y motivar a los círculos durante su desarrollo. El facilitador debe estar siempre presente en las reuniones, velando por su inicio y fin en tiempo y forma. Es recomendable que cuente con capacitación en Scrum Master y en técnicas relacionadas con la generación y evaluación de ideas, así como en metodologías y técnicas para guiar reuniones de planificación, de revisión y retrospectivas con el equipo de trabajo.
4- Identificación y selección de temas prioritarios.
Uno de los errores comunes en la implementación de un nuevo modelo de gestión es pretender abarcar demasiado al principio. Por lo tanto, en una primera etapa, se eligen temas prioritarios, o pequeñas áreas de la compañía, en donde empezar a aplicar la metodología. Estas áreas deben ser elegidas inicialmente atendiendo a criterios de facilidad, es decir, aquellas en donde las posibilidades de éxito son más evidentes.
Los temas y áreas más complicados serían objeto de posteriores etapas, cuando la organización alcance la suficiente experiencia.
5- Lanzamiento de los primeros Círculos
Definida la metodología que regirá las reuniones, realizada la declaración institucional de la Dirección y seleccionadas las áreas con las que se va a comenzar, se invitará a la participación en los primeros círculos, con carácter voluntario. Siempre se tendrá en cuenta que lo importante en estas primeras experiencias es el obtener éxitos, por lo que se comenzará con temas que puedan resultar atractivos y de interés para los participantes de cada círculo, a la vez que aportan valor a la organización.
Los círculos de la calidad es una metodología compatible con sistemas de gestión de la calidad ISO 9001 y con los programas de 5 S.
Por Fernando Piñeiro
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